Хорошими люди становятся больше от упражнения, чем от природы. — Демокрит — древнегреческий философ

5 шагов в революции работы со списком задач

Это перевод статьи Глеба Рейса (Gleb Reys) с его сайта personaldevelopment.ie. Думаю, многие сталкивались с теми проблемами, о которых пишет автор, при планировании своих задач — вы записываете все, что вам нужно сделать, эти списки все растут и растут, и вы уже не справляетесь с ними. По крайней мере, мне это знакомо.

——————————

Несколько последних лет, как дома, так и на работе, я пользовался специальными списками своих задач. Это было удобно, поскольку благодаря таким спискам я мог эффективно работать и поэтапно решать все текущие дела. Однако я чувствовал, что делаю что-то не так: то ли неправильно составляю их, то ли не так использую.

Какое-то время я никак не мог понять, что именно делаю не так. И только несколько недель назад до меня дошло, в чем заключается проблема. Именно этому вопросу я и посвящаю данную статью. Возможно, вам покажется, что некоторые вещи, описанные здесь, слишком просты, понятны и банальны, однако я был бы очень признателен, если бы кто-то подробно рассказал мне об этом раньше.

Итак, переходим к теме: моя революция списков дел.

Списки задач: как я вел их раньше

Раньше я записывал все свои запланированные дела в ежедневнике формата А4 от руки. Как правило, планированием следующего дня я занимался вечерами, в конце рабочего дня. Закончив работу, я оставался за столом еще минут на 5, чтобы обобщить все, что сделал за день, и подумать над тем, что я не успел сделать, и что никак нельзя было включить в планы следующего дня. Также я вычеркивал все законченные дела, чтобы видеть свой прогресс.

Для каждого нового дня у меня была новая страница, таким образом, сколько бы дел на день я не запланировал, все они оказывались на одном листе. Однако очень быстро я понял, что такой вариант мне категорически не подходит, ведь практически каждый день у меня оставались незаконченные дела. А если дела остаются недоделанными, подобный подход плохо работает.

Когда мне не удавалось выполнить весь перечень дел за день, задачи оставались на старых страницах, и я не мог эффективно контролировать процесс их выполнения, попросту забывая о них, поскольку терял записи из вида. Таким образом, даже самые простые дела могли занимать у меня массу времени, потому что я забывал о них, потом возвращался, потом снова забывал. Это было неудобно и потому вскоре пришлось вносить определенные коррективы в мой процесс формирования списков дел. Так я начал свою маленькую революцию в работе со списком задач.

Ниже я приведу все 5 этапов, через которые я прошел, формируя новый подход к решению этой задачи. Несмотря на мои усилия, я уверен, что этот процесс можно еще улучшить, и как только я найду новые методы работы, сразу же опишу их в новой статье.

Обзор списков за последние дни

Первое, что я предпринял – начал ежедневно просматривать списки своих дел за последние дни. Это позволило мне своевременно возвращаться к незаконченным задачам. Покуда я отставал только на несколько дней, все было хорошо. Но как только накопились дела более чем за две недели, процесс стал превращаться в какой-то кошмар. Важные для меня задач все больше накапливались, я все сильнее спешил, и у меня все меньше оставалось времени на просмотр старых незавершенных дел. Однако то, что казалось неважным несколько дней назад, через неделю становилось важным, но время на решение этой задачи я упускал и, таким образом, терял шансы справиться с этой задачей. Тогда я понял, что такой подход тоже несовершенен, если использовать только его.

Отслеживание невыполненных дел

Второе решение, которое я принял – это переписывание всех незавершенных за день планов на следующий день. Я решил не писать новых планов на грядущую дату, пока не внесу в новый список все незавершенные дела за прошлый день. Только переписав все, что я не закончил, я начинал записывать новые задачи. Однако спустя какое-то время и этот подход начал давать сбои. Мои списки росли и пухли с каждым днем, превращаясь в набор задач, которые не выполнялись. Я только тратил время и чернила на переписывание того, что не успевал сделать.

Маркировка даты постановки задачи

Следующее, что я предпринял – это маркировка даты, когда была поставлена задача. Таким образом, переписывая задачи прошлых дней, я мог видеть, что нужно выполнить срочно, и когда была поставлена та или иная задача. Это помогло мне работать более дисциплинированно. Ведь задачи не оставались теперь без внимания на слишком длительные сроки. Однако и этого было недостаточно для оптимизации работы, и я стал думать, что еще можно улучшить.

Выбрасывайте старые списки задач

Этот момент принес мне больше пользы, нежели все предыдущие. Результат порадовал меня, и решился на глобальную переработку своего привычного алгоритма работы с задачами, поскольку понял, что использование в работе одного только списка дел, и отсутствие других вариантов отслеживания задач, тормозит меня.

Но сначала – к основной теме. Однажды я понял, что наличие на листе и нерешенных, и уже выполненных задач очень мешает мне, и тормозит работу. И это несмотря на то, что я ставил галочку или метил цветом выполненные дела. Просматривая список, вы все равно останавливаетесь на этих пунктах хотя бы на секунду, что сбивает вас с мыслей. Как ни старайся, но в течение дня они попадутся вам неоднократно, и, перечитывая список дел, вы то и дело будете цепляться глазами за уже отработанный материал.

Размышляя об этом, я пришел к выводу, что от списков, какими я их привык видеть, нужно избавиться.

Вместо этого я приобрел органайзер формата А4 с пятью разделами. В одном из них я расписывал дела на день, в другом – на неделю, в третьем – на месяц, и туда же помещались все дела, которые не попали в недельный план. В четвертый раздел я помещал выполненные дела.

Основное преимущество такого органайзера в том, что вы можете вынуть листок с выполненной задачей, чтобы переместить его в другой раздел. Это звучит просто, но на самом деле очень удобно.

Имея отдельный листок для каждой задачи, вы просто помещаете его сначала в раздел задач на день, или на месяц, а потом, при выполнении, переносите в раздел выполненных задач. И выполненное дело не будет больше отвлекать вас и мозолить глаза. Плюс ко всему, вы всегда видите, сколько дел вам осталось выполнить на день или на неделю.

Кроме того, вы каждый раз испытываете приятное чувство, когда перемещаете листок в раздел выполненных задач.

Даты окончания задач

Теперь, после того, как процесс планирования дел был существенно преобразован и улучшен, я сделать еще несколько изменений для того, чтобы упростить планирование. Так, я решил проставлять планируемые даты выполнения задачи. Дата завершения задачи наряду с датой постановки задачи давала мне понять мою эффективность и степень моей загруженности. Да, я могу выбиваться из этих сроков, однако контроль и анализ дают мне полную картину происходящего. Сейчас мне достаточно поработать над планированием полчаса в неделю, чтобы установить реальные сроки выполнения тех или иных дел. Я считаю, что теперь мое планирование находится на высоком уровне.

Как обстоят дела сейчас?

В этой статье я рассказал обо всем, что предпринял для улучшения процесса планирования. Я добился серьезного прогресса и рад этому. Но я понимаю, что еще есть куда стремиться, и что мои улучшения в работе с задачами еще не завершены. Работы продолжаются, и вероятно, скоро появится еще одна статья про кардинальные изменения в планировании.

Возможно вас также заинтересует управление временем с помощью матрицы Эйзенхауэра, в которой все задачи ранжируются по осям важное / не важное и срочное / не срочное.

«Конструктор Успеха» — сайт о саморазвитии. Большое внимание уделено вопросам: как развить память, упражнения для развития памяти, причины ухудшения памяти, питание для памяти… http://constructorus.ru

09/09/2011  |  перевод - Адрей ЛожниковУправление временем
Понравилась статья?

Подпишитесь на обновления сайта через RSS ленту или получайте обновления по электронной почте:



Один комментарий к статье: 5 шагов в революции работы со списком задач”

1.
Евгений 21.09.2011 в 09:34

у Google есть очень удачный деловой календарь, где есть и функция список задач. При чем напоминания можно получать за час до задачи, за день и т.д. на мобильный телефон, на e-mail


Добавить комментарий

Комментарий будет добавлен после проверки модератором


Subscribe without commenting

Наверх